Comunicazione del DPO-RPD al Garante

Segnalo, a coloro che ne hanno l’obbligo, che il Garante ha predisposto la procedura on-line per segnalare la nomina ed i riferimenti dei DPO incaricati dalle varie organizzazioni.

Consiglio di comunicare, nei dati di contatto del DPO, un indirizzo pec invece della “normale” posta elettronica.

Aggiornamento: la procedura richiede (verificato oggi 19 maggio da un cliente) anche l’indirizzo e-mail classico.

La procedura è composta da due fasi; la prima riguarda l’inserimento dei dati del Titolare del trattamento e del DPO nominato; in seguito, il Titolare riceverà una e-mail con un allegato xml, da firmare digitalmente e restituire al Garante.

Aggiornamento 2: dopo un paio di giorni, il Garante invia la notifica della avvenuta designazione, al D.P.O. tramite posta elettronica.

Alle aziende che mi hanno nominato, ho già inviato tutti i miei dati di contatto da inserire nella procedura telematica.

La nuova figura del DPO nel GDPR

Mancano pochi mesi alla entrata in vigore della nuova regolamentazione europea in materia di protezione dei dati personali.
Una delle novità introdotte dal codice è la figura del Data Protection Officer (D.P.O.) oppure Responsabile Protezione Dati (R.P.D.); tale ruolo sarà obbligatorio nelle maggioranza delle organizzazioni pubbliche.
Molti non hanno ben chiaro quali siano le caratteristiche di tale figura;  sicuramente dovrà avere competenze multidisciplinari, relative a conoscenza giuridiche, dei processi informativi, amministrativi e gestionali della propria organizzazione, ma anche concetti di sicurezza informatica e dei rischi derivanti.
Alcuni credono che il superamento di un processo di certificazione abiliti allo svolgimento del ruolo.
Purtroppo per loro, il Garante per la Protezione dei Dati personali italiano ha ribadito come, allo stato attuale, non esista alcun schema di certificazione che abiliti al ruolo di D.P.O.
Come indicato dal nuovo codice:
“il responsabile della protezione dei dati è designato in funzione delle qualità professionali,in particolare della conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati, e della capacità di assolvere i compiti di cui all’articolo 39” (Compiti del responsabile della protezione dei dati).
Il D.P.O. è un soggetto con un ruolo misto di consulenza e controllo: deve verificare l’applicazione del G.D.P.R., supportare, informare e consigliare la sua organizzazione, fungere da punto di contatto per le Autorità di controllo e gli interessati; in taluni contesti complessi, il ruolo di D.P.O. potrà essere ricoperto da un pool di persone che assommano tutte le competenze necessarie al ruolo.
La nomina del DPO non solleva le organizzazioni dalle proprie responsabilità; infatti, si tratta di una figura di controllo priva di responsabilità esecutive, che esprime solo pareri, ma le decisioni finali e le conseguenti responsabilità sono assunte dal Titolare del Trattamento dei Dati Personali. Come precisato dal Gruppo dei Garanti europei, il Responsabile della protezione dei dati non risponde personalmente in caso di inosservanza del GDPR: “Data protection compliance is a corporate responsibility of the data controller, not of DPO”.

Formazione DPO Data Protection Officer

Perchè Data Protection Officer?

Il Data Protection Officer (di seguito anche D.P.O. oppure DPO) è un ruolo chiave, introdotto dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati E.U. 2016/679.
Il DPO, figura peraltro già presente in alcune legislazioni europee (talvolta indicato come Chief Privacy Officer, Privacy Officer, Data Protection Officer o Data Security Officer), è un professionista che ha un ruolo determinante per migliorare la sicurezza nel trattamento di dati della organizzazione.

Chi deve obbligatoriamente nominare il DPO?

  • una pubblica amministrazione che tratta dati personali (eccettuate le autorità giurisdizionali quando esercitano le loro funzioni giurisdizionali);
  • una organizzazione che effettua monitoraggio, regolare, sistematico e su larga scala degli interessati;
  • una organizzazione che tratta, su larga scala, particolari categorie di dati sensibili o dati relativi a reati e condanne penali.

Le altre organizzazioni potranno comunque nominare il DPO, quale misura di maggior tutela dei propri trattamenti; in tal caso, il DPO acquisterà tutti i doveri e dovrà rispettare tutte le norme previste dal nuovo codice.

Quali sono i compiti del DPO

I compiti primari del DPO sono:

  1. informare e fornire consulenza al Titolare e al Responsabile del trattamento nonché ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal GDPR, nonché da altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati;
  2. sorvegliare l’osservanza del GDPR, di altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati nonché delle politiche del Titolare del trattamento o del Responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo;
  3. fornire, se richiesto, un parere in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e sorvegliarne lo svolgimento ai sensi dell’articolo 35;
  4. cooperare con l’Autorità di Controllo (Garante per la Protezione dei Dati Personali);
  5. essere il punto di contatto dell’Autorità di Controllo per questioni connesse al trattamento dei dati personali, tra cui la consultazione preventiva di cui all’articolo 36, ed effettuare, se necessario, consultazioni relativamente a qualunque altra questione.

Chi può essere nominato DPO?

In base all’articolo 37, paragrafo 5 GDPR, il DPO “è designato in funzione delle qualità professionali, in particolare della conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati, e della capacità di assolvere i compiti di cui all’articolo 39”. Viene anche previsto che il livello necessario di conoscenza specialistica dovrebbe essere determinato in base ai trattamenti di dati effettuati e alla protezione richiesta per i dati personali oggetto di trattamento.
Allo stato attuale non esiste alcun schema di certificazione, corso, percorso formativo o seminario che abiliti al ruolo di D.P.O. ; sono invece importanti (e quindi obbligatoriamente richieste) esperienza e competenze professionali, così come la conoscenza delle normative nazionali ed europee; è necessaria anche una formazione adeguata e continua.

La figura DPO esterna

Le organizzazioni pubbliche di dimensioni limitate possono incaricare una figura esterna, che abbia i requisiti previsti, di rivestire il ruolo di DPO esterno. Alcune organizzazioni complesse potranno nominare una figura giuridica esterna (team di esperti) quando i processi di trattamento dei dati necessitano di particolari competenze interdisciplinari.

Autonomia del DPO

Il regolamento GDPR indica le garanzie essenziali per consentire al DPO di operare con un grado sufficiente di autonomia nella organizzazione del titolare del trattamento. Esso non dovrà ricevere alcuna istruzione sullo svolgimento dei propri compiti, che dovrà svolgere in modo indipendente. Avrà a disposizione un budget adeguato che gestirà autonomamente per i compiti assegnati, compreso quello della propria formazione continua.

Responsabilità del DPO

La nomina del DPO non solleva le organizzazioni dalle proprie responsabilità; infatti, si tratta di una figura di consulenza e controllo, priva di responsabilità esecutive; essa esprime solo pareri, ma le decisioni finali e le conseguenti responsabilità sono assunte dal Titolare del Trattamento dei Dati Personali ed in solido, dal responsabile del Trattamento dei Dati Personali.

Sono in grado di offrire supporto alle pubbliche amministrazioni per i processi di selezione, oppure alla formazione, relative alla nomina al ruolo DPO (D.P.O.), nelle province della Toscana (Arezzo, Siena, Grosseto, Livorno, Lucca, Massa e Carrara, Pisa, Pistoia, Prato), nelle province del Lazio (Frosinone, Latina, Rieti, ROMA, Viterbo), nelle province dell’Umbria (Perugia, Terni), nelle province della Emilia Romagna (Bologna, Ferrara, Forlì-Cesena, Modena, Parma, Piacenza, Ravenna, Reggio Emilia, Rimini), nelle province delle Marche (Ancona, Ascoli Piceno, Fermo, Macerata, Pesaro e Urbino).