GDPR – amministratori di sistema 2a parte

Debbo ritornare ancora sulla tematica GDPR ed amministratori di sistema; purtroppo il caos regna sovrano.

Ricevo (spesso) più o meno questa domanda: è obbligo per il D.P.O. designare individualmente i singoli amministratori di sistema?

Intanto, la domanda è fondata su di un errore; il D.P.O. non designa nessuno! A questa pagina i suoi compiti. Rimane quindi esclusivamente a carico del Titolare del Trattamento l’adempimento del relativo provvedimento, che richiede, al punto b.

b. Designazioni individuali
La designazione quale amministratore di sistema deve essere individuale e recare l´elencazione analitica degli ambiti di operatività consentiti in base al profilo di autorizzazione assegnato.

Altra domanda ricorrente: possiamo nominare una società esterna quale amministratore di sistema?

No, in quanto il provvedimento si riferisce chiaramente a persone fisiche (valutazione delle caratteristiche soggettive, designazioni individuali, ecc.).

Come si valuta l’esperienza, la capacità e l’affidabilità del soggetto?

Il titolare, prima di attribuire il ruolo di “amministratore di sistema” ad un soggetto, deve valutarne l’esperienza, la capacità e l’affidabilità; il relativo processo di valutazione, nella forma scritta, deve essere documentato e mantenuto agli atti. La base di partenza è senz’altro il curriculum vitae, e le maggiori certificazioni tecniche (Microsoft, Red Hat, Oracle, Cisco, VmWare) sono senza dubbio un plus; ovviamente la sola certificazione priva di esperienza ha poco valore.

Allo stato attuale, non esistono corsi abilitanti alla professione di amministratore di sistema; non fatevi abbindolare.

GDPR e amministratore di sistema

Domanda ricorrente: con l’entrata in vigore del GDPR, la normativa relativa agli amministratori di sistema rimarrà valida, verrà disapplicata o diventerà inutile?

In primo luogo, il nuovo regolamento europeo 2016/679 non disapplica i provvedimenti e gli altri interventi regolatori emanati dalla nostra Autorità di Controllo (Garante Privacy), se compatibili e non in conflitto con le nuove regole.

In secondo luogo, la filosofia alla base del GDPR (es. valutazione del rischio e responsabilizzazione) intende attribuire l’onere di valutazione delle strategie di controllo e l’adozione delle misure di prevenzione in capo al Titolare del Trattamento.

Quale Titolare potra quindi decidere di considerare inutile il provvedimento sugli amministratori di sistema, che determina un sistema di controllo e prevenzione di attività illecite delle persone che hanno il maggior potere sugli assets I.T. aziendali?
A mio parere, il provvedimento, fintanto che non verrà riproposto o rivisto in ottica GDPR (nel quale la figura dell’IT-admin è la grande assente) rimane una misura necessaria.

Quali sono gli oneri relativi al provvedimento del Garante sugli IT-admin?

Gli obblighi attuali sono i seguenti:

  • l´attribuzione delle funzioni di amministratore di sistema deve avvenire previa valutazione dell’esperienza, della capacità e dell’affidabilità del soggetto designato, il quale deve fornire idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza;
  • il Titolare del Trattamento deve designare individualmente i singoli amministratori di sistema, a mezzo di un atto che deve elencare analiticamente gli ambiti di operatività consentiti, in base al profilo di autorizzazione assegnato;
  • il Titolare del Trattamento è tenuto a indicare in un documento interno gli estremi identificativi delle persone fisiche designate quali amministratori di sistema, con l’elenco delle funzioni ad esse attribuite; il Provvedimento richiede che, nel caso in cui i servizi di amministrazione di sistema siano esternalizzati, l’elenco di cui sopra sia conservato, indifferentemente, dal titolare o dal responsabile esterno del trattamento (cioè dall’outsourcer);
  • il Titolare del Trattamento deve adottare idonei sistemi di registrazione degli accessi logici, compiuti dagli amministratori, ai sistemi di elaborazione ed alle operazioni compiute sugli archivi e files; tali dati (access-log e operation-log) devono essere registrati e conservati per almeno sei mesi, con caratteristiche di completezza, integrità ed inalterabilità e deve comprendere anche i riferimenti temporali, la descrizione dell’evento e del sistema coinvolto;
  • qualora gli amministratori, nell’espletamento delle proprie mansioni, accedano ai dati personali dei lavoratori, questi ultimi hanno diritto di conoscere l’identità dei predetti; in tal caso, è fatto onere al Titolare del Trattamento di rendere noto ai lavoratori dipendenti questo loro diritto;
  • l’operato degli amministratori di sistema deve essere oggetto di verifica, con cadenza almeno annuale, per verificare che le attività svolte dall’amministratore siano effettivamente conformi alle mansioni attribuite; questo aspetto, che viene “sistematicamente dimenticato”, alla nuova luce del GDPR è quello più determinante in ottica “accountability”.

Ma i sistemi operativi server già producono i log delle operazioni, quindi non siamo già a posto?

Assolutamente NO; occorre dapprima valutare se il dettaglio dei log generato di default sia sufficiente a registrare tutte le operazioni compiute dagli amministratori sul server (quasi sempre non lo è); inoltre i file di log debbono essere raccolti in un sistema centralizzato, fuori dalla portata degli amministratori (lo potrebbero manomettere), il quale deve garantire l’integrità ed inalterabilità dei log raccolti.

Anche in questo caso, se dovete realizzare (o migliorare) una architettura informatica compliant al provvedimento sugli amministratori di sistema, abbiamo competenza ed esperienze per assistervi nella sua definizione, controllo delle corrette funzionalità e verifica annuale dei log e del corretto funzionamento del dispositivo; una soluzione che raccoglie le operazioni in maniera conforme al provvedimento del Garante è IPsent.

UPDATE: questo post risulta tra i più visitati (ed anche ripreso da altri); ho ricevuto moltissime richieste, a seguito delle quali ho pubblicato un’altra precisazione sull’argomento.