Responsabili trattamento dati interni

Ho saputo che, anche recentemente, alcuni ospedali italiani hanno proceduto alla nomina, quali Responsabili Interni del Trattamento di Dati Personali, tutti i dirigenti delle varie U.O. ospedaliere.

La nomina del responsabile interno è una consuetudine prevalentemente italiana; spesso ciò è stato fatto per rafforzare, nelle organizzazioni, la consapevolezza della tutela dei dati personali, anche se nella direttiva 95/46/CE e nel Codice Privacy D.lgs 196/2003 non si riscontrano distinguo tra responsabile esterno ed interno.
In Europa, invece, la figura del responsabile è stata quasi sempre riferita ad una figura esterna.

Nel nuovo GDPR, il Responsabile del Trattamento è definito come “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento”.

Articolo 28 GDPR:
 
 ... omissis
 3. I trattamenti da parte di un responsabile del trattamento sono disciplinati da un contratto o da altro atto giuridico a norma del diritto dell’Unione o degli Stati membri, che vincoli il responsabile del trattamento al titolare del trattamento e che stipuli la materia disciplinata e la durata del trattamento, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati, gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento.
 Il contratto o altro atto giuridico prevede, in particolare, che il responsabile del trattamento:
 a) tratti i dati personali soltanto su istruzione documentata del titolare del trattamento,anche in caso di trasferimento di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o nazionale cui è soggetto il responsabile del trattamento; ... omissis
 b) garantisca che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza;
 c) adotti tutte le misure richieste ai sensi dell’articolo 32 (la sicurezza del trattamento);
 h) metta a disposizione del titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui al presente articolo e consenta e contribuisca alle attività di revisione, comprese
 le ispezioni, realizzati dal titolare del trattamento o da un altro soggetto da questi incaricato ... omissis

Appare chiaro che tutto questo dettato si riferisce ad un soggetto esterno; il dirigente della U.O. ospedaliera ha già un contratto di incarico subordinato, non può decidere durata, natura e finalità dei trattamenti, ne decidere in merito alla adozione delle misure di protezione richieste dal GDPR all’articolo 32 (e successivi).

Alla luce di quanto esposto, non appare più praticabile la nomina indiscriminata di responsabili interni, solo perchè ricoprono incarichi dirigenziali; oltretutto:

 articolo 82 GDPR:
1. Chiunque subisca un danno materiale o immateriale causato da una violazione del presente regolamento ha il diritto di ottenere il risarcimento del danno dal titolare del trattamento o dal responsabile del trattamento.

GDPR e amministratore di sistema

Domanda ricorrente: con l’entrata in vigore del GDPR, la normativa relativa agli amministratori di sistema rimarrà valida o verrà abrogata?

In primo luogo, il nuovo regolamento europeo 2016/679 non abroga automaticamente  i provvedimenti e gli altri interventi regolatori emanati dalla nostra Autorità di Controllo (Garante Privacy), se compatibili e non in conflitto con le nuove regole.

In secondo luogo, la filosofia alla base del GDPR (es. valutazione del rischio e responsabilizzazione) intende spostare l’onere di adozione delle strategie di controllo e delle misure di prevenzione in capo al Titolare del Trattamento.

Quale Titolare potra quindi decidere di considerare abrogato il provvedimento, che realizza un sistema di controllo e prevenzione sulle persone che hanno il maggior potere sugli assets I.T. aziendali?
A mio parere, il provvedimento, fintanto che non verrà armonizzato nel GDPR (nel quale la figura dell’IT-admin è la grande assente ) rimane in vigore.

Quali sono gli oneri relativi al provvedimento del Garante sugli IT-admin?

Gli obblighi sono i seguenti:

  • il Titolare del Trattamento deve designare individualmente i singoli amministratori di sistema, a mezzo di un atto che deve elencare analiticamente gli ambiti di operatività consentiti, in base al profilo di autorizzazione assegnato;
  • il Titolare del Trattamento è tenuto a indicare in un documento interno gli estremi identificativi delle persone fisiche designate quali amministratori di sistema, con l’elenco delle funzioni ad esse attribuite.
    il Provvedimento richiede che, nel caso in cui i servizi di amministrazione di sistema siano esternalizzati, l’elenco di cui sopra sia conservato, indifferentemente, dal titolare o dal responsabile esterno del trattamento (cioè dall’outsourcer);
  • il Titolare del Trattamento deve adottare idonei sistemi di registrazione degli accessi logici, compiuti dagli amministratori, ai sistemi di elaborazione ed alle operazioni compiute sugli archivi e files; tali dati (access-log e operation-log) devono essere registrati e conservati per almeno sei mesi, con caratteristiche di completezza, integrità ed inalterabilità e deve comprendere anche i riferimenti temporali, la descrizione dell’evento e del sistema coinvolto;
  • quando gli amministratori, nell’espletamento delle proprie mansioni, trattino dati personali dei lavoratori, questi ultimi hanno diritto di conoscere l’identità dei predetti; in tal caso, è fatto onere al Titolare del Trattamento di rendere noto ai lavoratori dipendenti detto loro diritto;
  • l’operato degli amministratori di sistema deve essere oggetto di verifica, con cadenza almeno annuale, per verificare che le attività svolte dall’amministratore siano effettivamente conformi alle mansioni attribuite (questo aspetto viene sistematicamente dimenticato).

Anche in questo caso, se dovete realizzare (o migliorare) una architettura informatica compliant al provvedimento sugli amministratori di sistema, abbiamo competenza ed esperienze per assistervi nella sua definizione, controllo delle corrette funzionalità e verifica annuale dei log e del corretto funzionamento (sappiate che, talvolta, l’IT-admin è un birichino).

DPO data protection officer, soggetti privati obbligati alla nomina

Come ormai tutti sanno, entro il prossimo 25 maggio, molte organizzazioni dovranno avere un DPOData Protection Officer.

Ricevo moltissime richieste di chiarimento in relazione alle aziende private che dovranno avere il DPO; cerchiamo di fare chiarezza.

Chi deve obbligatoriamente nominare il DPO?

  • una pubblica amministrazione che tratta dati personali (eccettuate le autorità giurisdizionali quando esercitano le loro funzioni giurisdizionali);
  • una organizzazione che effettua monitoraggio, regolare, sistematico e su larga scala degli interessati;
  • una organizzazione che tratta, su larga scala, particolari categorie di dati sensibili o dati relativi a reati e condanne penali.

Ma quali sono queste ultime due categorie di organizzazioni, di tipo privato?

L’autorità Garante per le Protezione di Dati Personali, in una apposita faq, ha stilato un elenco non esaustivo di organizzazioni private che ricadono nelle due ultime tipologie e che dovranno quindi nominarlo:

  • istituti di credito;
  • imprese assicurative;
  • sistemi di informazione creditizia;
  • società finanziarie;
  • società di informazioni commerciali;
  • società di revisione contabile;
  • società di recupero crediti;
  • istituti di vigilanza;
  • partiti e movimenti politici;
  • sindacati;
  • caf e patronati;
  • società operanti nel settore delle “utilities” (telecomunicazioni, distribuzione di energia elettrica o gas);
  • imprese di somministrazione di lavoro e ricerca del personale;
  • società operanti nel settore della cura della salute, della prevenzione/diagnostica sanitaria quali ospedali privati, terme, laboratori di analisi mediche e centri di riabilitazione;
  • società di call center;
  • società che forniscono servizi informatici;
  • società che erogano servizi televisivi a pagamento.

Attenzione: il soggetto nominato DPO dovrà essere comunicato al Garante (diventerà il suo punto di contatto con l’organizzazione); verrà predisposta una apposita procedura per l’invio telematico, quindi si consiglia di attenderne l’implementazione.